Kunden-Story: Ein Tag mit Filialleiterin Steffi bei Petfriends
Steffi ist Leiterin der Petfriends-Filiale in Chur. Der Zoo-Fachmarkt betreibt nebst einem umfangreichen Webshop auch 22 physische Standorte (teilweise unter Franchising) in der ganzen Schweiz. Am Morgen vor Ladenöffnung startet Steffi die WATO Kasse im Verkaufsladen. Die für Touchscreen optimierte, sehr intuitive Kassen-Lösung ist eine Eigenentwicklung der WATO-SOFT AG und ist eines der zentralen Arbeitsinstrumente in den Petfriends-Filialen. Der interne Support wurde von Wato-Soft vor Projekteinführung so geschult, dass sich die Support-Mitarbeitenden im Problemfall direkt auf die Kasse der entsprechenden Filiale einwählen kann, um die Mitarbeitenden vor Ort zu unterstützen.
Die WATO-Kasse ermöglicht effizientes einkassieren
Die WATO Kasse ist direkt mit dem ERP-System PROFFIX verbunden. Steffi wickelt sämtliche Einkäufe der Laufkunden über die praxisbewährte Kassen-Lösung ab. Sie kann im Handumdrehen neue Kunden (so genannte Members) direkt über den Touchscreen erfassen, um so eine neue Member-Karte auszustellen. Die Artikel sind mit Schnelltasten auf der Kassenoberfläche aufrufbar. Kommt ein neuer Artikel ins Sortiment, kann Steffi diesen bequem selbst als weitere Schnelltaste hinzufügen.
Besonders schätzt Steffi die Kauf-Historie jedes Members, welche direkt über die Kasse aufgerufen werden kann:
«Es kommt immer wieder vor, dass Kunden einen Artikel umtauschen möchten, jedoch die Quittung dummerweise nicht aufbewahrt haben. Mit dieser genialen Funktion können wir direkt über die Kassenoberfläche in PROFFIX den entsprechenden Member suchen, seine Kauf-Historie aufrufen und prüfen, ob der Artikel wirklich durch ihn gekauft wurde. Ein Kaufbeleg ist in diesem Fall nicht mehr notwendig und wir nehmen die Ware anstandslos zurück.»
Standortübergreifende Prozesse
Die Prozesse bei Petfriends sind so definiert, dass auch über den Webshop bestellte Waren von Endkunden in eine beliebige Filiale zurückgebracht werden können. Frau Meier hat über den Petfriends-Webshop ein blauer Katzenbaum bestellt, dieser passt nun aber leider doch nicht zur restlichen Ausstattung ihres Wohnzimmers. Also bringt sie den Katzenbaum in die Churer Petfriends-Filiale, wo die Retoure durch Steffi bearbeitet und die Umbuchung im System vorgenommen wird. Die Gutschrift an Frau Meier erfolgt automatisiert über den Webshop.
Frau Meier möchte lieber einen beigen Katzenbaum. Steffi überprüft auf der WATO Kasse in der PROFFIX Artikelverwaltung den genauen Lagerbestand der anderen Filialen und sieht, dass in Kriens und Wetzikon noch je ein beiger Katzenbaum verfügbar wäre. Frau Meier bevorzugt allerdings eine Heimlieferung. Also löst Steffi im Webshop eine neue Bestellung für Frau Meier aus, sodass der neue Katzenbaum direkt zur Kundin nach Hause geliefert wird.
Das Tagesgeschäft läuft und die Filialmitarbeitenden kommen gut allein zurecht. Zeit also für Steffi, sich an den Computer zurückzuziehen und die aktuellen Lagerbestände sowie erzeugten Bestellungen in PROFFIX durchzugehen. Jedem Verkaufsartikel ist im ERP-System ein Mindestbestand hinterlegt, welcher bei Unterschreitung einen Bestellvorschlag auslöst. Steffi kann so alle Positionen durchblättern und gegebenenfalls für bestimmte Artikel eine Stichprobe beim Verkaufsregal durchführen. Stimmen alle Bestände überein, erstellt sie auf Knopfdruck eine Bestellung pro Lieferanten. Die Bestellungen werden dann automatisch an den Hauptlieferanten übermittelt. An die Nebenlieferanten werden sie direkt per E-Mail gesendet.
«Genial ist», so berichtet Steffi, «dass uns Wato-Soft die Übersicht der Bestellvorschläge so konfiguriert hat, dass ebenfalls die Bestellhistorie der letzten Monate angezeigt wird. Dadurch können wir die Intervalle und Mindestbestände nötigenfalls pro Filiale individuell anpassen, damit wir nicht alle paar Tage dieselben Artikel nachbestellen müssen.»
Datenvisualisierung mit PowerBI – ein wichtiges Planungs- und Führungsinstrument
Filialleiterin Steffi ruft am Nachmittag Mirjam von der Verwaltung an. Sie möchte von ihr wissen, wie sich der Umsatz im Bereich Nagetiere in den letzten 3 Monaten verändert hat. Mirjam erstellt entsprechende Auswertungen im PowerBI von Microsoft, welches auch direkt mit PROFFIX verbunden ist. Dank den übersichtlichen gestalteten Dashboards im PowerBI erkennt Mirjam auf Knopfdruck: die Umsätze sind in den letzten Wochen stark angestiegen. Steffi freut sich – denn nun kann sie den geplanten Sortiments-Ausbau realisieren und den Ladenumbau für den Nagetier-Bereich in Angriff nehmen.
Die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten im PowerBI helfen Petfriends, für jede Filiale das Sortiment so zu optimieren, dass es für den jeweiligen Standort am gewinnbringendsten ist.
Damit die Sortimentsanordnung in allen Filialen in etwa gleich aussieht und sich sowohl die Kunden wie auch die Mitarbeitenden leichter zurechtfinden, hat die Verwaltung je nach Regalgrösse spezifische Sortiments-Layouts erarbeitet. Steffi holt das passende Layout hervor und kann die Regale mit den Produkten entsprechend der Vorgaben befüllen.
WATO-DocCreator – für das perfekte Zusammenspiel mehrerer Anwendungen
Für die anstehende Einführungs-Aktion im Rahmen der Sortimentserweiterung bei den Nagetieren offeriert die Churer Petfriends-Filiale den Kunden während einer Woche 10% Rabatt auf allen Nagetier-Artikeln. Weil es sehr umständlich wäre, jeden Artikelpreis im PROFFIX einzeln von Hand anzupassen, kann Steffi in einer Excel-Tabelle für die betroffenen Artikel ein spezifischer Preistyp kreieren. Die Tabelle wird anschliessend über das von WATO-SOFT AG eigens entwickelte Schnittstellen-Tool, den WATO DocCreator in PROFFIX importiert und die befristet reduzierten Preise bei den entsprechenden Artikeln hinterlegt. Nach Ablauf der Einführungswoche kommen automatisch wieder die Standardpreise zum Zug.
Die Zeitverwaltung darf auf keinen Fall fehlen
Weil schon wieder das Monatsende naht, erstellt Steffi in der PROFFIX Zeitverwaltung für alle Filialmitarbeitenden die Stundenauswertung und aktualisiert aufgrund der Überzeitsaldi die Einsatzplanung für den Folgemonat. Auch die neue Mitarbeiterin, welche nächste Woche in der Filiale anfangen wird, kann Steffi in PROFFIX erfassen und die entsprechenden Berechtigungen zuweisen.
