Kendox InfoShare: effizientes Dokumentenmanagement, integriert ins ERP oder standalone

Effizientes Dokumentenmanagement

Informationen werden in Unternehmen heute immer noch häufig an verschiedenen Orten verwaltet. Ein übergreifender Zugriff auf alle Information und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist oft nicht möglich.

«Kendox InfoShare» unterstützt Sie dabei, Dokumente und Akten einfach und schnell innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Typische Dokumentenmanagement-Funktionen wie z.B. Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen Ihren Anwendern dabei unmittelbar zur Verfügung. Dokumente können so effizient abgelegt, revisionssicher archiviert und vor allem schnell und einfach wieder gefunden werden.

Revisionssichere Archivierung

Eine zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten.

Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im «Kendox InfoShare Server» abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzteskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.

Automatisierte Prozesse / Workflows

Geschäftsprozessmanagement steht bei vielen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – ganz oben auf der Agenda. Die Prozesse im Unternehmen werden nicht nur effizienter und schneller, sondern vor allem auch flexibler und transparenter.

Mit dem «InfoShare Process Manager» können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer gleich ablaufen und deutlich ist, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden — der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

Kendox DMS in Ihr Proffix integriert

Ob bereits digital erstellt, digital erhalten oder via Scanner digitalisiert, das in Proffix integrierte Kendox DMS erfasst, verwaltet, indiziert und dokumentiert Ihre Geschäftsdokumente, wodurch diese revisionssicher und zentral archiviert sind. Dadurch entfällt das aufwändige Suchen nach Unterlagen in Papierstapeln und Ordnern und die erforderlichen Informationen lassen sich im Nu wiederfinden. Die Lösung ist auf Ihre Bedürfnisse individualisierbar. Sprechen Sie uns an.

Anwendungsbeispiele

• Papierlose Freigabe von Kreditorenrechnungen im Unternehmen. Jenach Höhe des Rechnungsbetrags leitet der Workflow die Rechnung automatisch an die Person mit entsprechender Finanzkompetenz zur Freigabe weiter, bevor sie dann in der Finanzabteilung wiederum automatisiert verbucht und bezahlt wird.
• Lieferscheine gelieferter Ware wird gescannt und per Workflow an den Einkäufer zur Kontrolle und Freigabe weitergeleitet.