Röstfrischer Kaffee gepaart mit individualisierbaren Wato-Lösungen ergibt den perfekten Kaffeegenuss
Rast Kaffee AG aus dem luzernischen Ebikon ist ein erfolgreiches Familienunternehmen mit 30 Mitarbeitenden, das in vierter Generation geführt wird. 1918 als Kolonialwarengeschäft gegründet, röstet und vertreibt die Firma heute feinste Gourmetkaffees an die Gastronomie, den Detailhandel und an Private. Der Antrieb, das Unternehmen in einem sich laufend verändernden Markt erfolgreich weiterzubringen, bleibt dabei so unverändert wie die Leidenschaft für den perfekten Kaffee. Dabei ist eine sauber aufgesetzte Systemlandschaft mit gut durchdachten IT-Prozessen unabdingbar.
Mit dem Umzug in ein neues Gebäude per Mai 2024 soll die Digitalisierung bei der Firma Rast auf ein neues Level gehoben werden: Einerseits, weil das Unternehmen in den neuen Räumlichkeiten auf mehrere Stockwerke verteilt ist und so mit digitalisierten Abläufen die Kommunikation verbessert werden soll. Zum anderen sind über die Jahre die Ansprüche der verschiedenen Kundengruppen stark gestiegen, sodass je nach Segment gewisse Arbeitsabläufe unterschiedlich gestaltet werden mussten.
«Mit Watosoft haben wir genau den IT-Partner gefunden, welcher unsere sehr spezifischen Bedürfnisse erkannte und es verstand, lückenlose, digitale Prozesse zu etablieren, die unseren Alltag enorm erleichtern»
Rund um das Firmengelände von Rast riecht es täglich nach frisch geröstetem Kaffee, denn das Unternehmen röstet jeweils frisch für jeden einzelnen Auftrag. Lagerartikel im herkömmlichen Sinn sucht man bei der Luzerner Firma deshalb vergeblich. So können individuelle Kundenwünsche immer berücksichtigt werden. Diese Individualisierung hat auch Einfluss auf nachgelagerte Prozesse, beispielsweise den Etikettendruck. Je nach Kundensegment müssen nämlich unterschiedliche Informationen auf die Produkte-Etikette gelangen. Ausserdem soll dem Kunden ermöglicht werden, eine individuelle Botschaft für den Empfänger auf die Etikette drucken zu lassen. Damit diese Individualisierbarkeit sauber funktioniert, benötigt Rast ein gut gepflegtes ERP System, welches an vielen Stellen auf den Kundenwunsch anpassbar ist. Die vom Wato-Team beispielsweise im Abpackprozess speziell eingebauten Triggers steuern nun den Detailierungsgrad der Etikette.
Die Kund:innen können den Kaffee nicht nur über den Webshop bestellen, sondern auch direkt vor Ort, im kleinen «Fabrikladen» in Ebikon einkaufen. Beim Verkauf vor Ort unterstützt die watoKasse, welche über Rest API direkt mit dem ERP-System Proffix verbunden ist. Die watoKasse ermöglicht es den Mitarbeiter:innen im Verkaufsladen, die diversen Direktabholungen abzuwickeln und so Aufgaben der Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung direkt auf der Kassenoberfläche zu erledigen. Dank der Schnittstelle werden die Daten stets mit Proffix synchronisiert; manuelle Zwischenschritte entfallen somit.
Nachdem eine weitere Charge Kaffee geröstet wurde, können die Mitarbeiter:innen von Rast mithilfe der watoPxApp bei der Erfassung des Rüstscheins festlegen, was mit der eben fertiggestellten Charge passiert, ob ein Teil eingelagert wird oder alles ausgeliefert werden soll. Dank den zahlreichen Möglichkeiten in der watoPxApp kann auch hier vieles automatisiert werden.
Die Firma Rast hat im Rahmen des umfangreichen Digitalisierungsprojekts Watosoft AG damit beauftragt, eine weitere, sehr spezifische Anforderung umzusetzen: eine Dispositions-App, mittels welcher der Kaffeeröster die ganze Auftragsplanung mitsamt den Packstationen besser disponieren kann.
Auch bei den Gutscheinen soll ein Schritt in Richtung Digital unternommen werden. Bisher wurden Gutscheine nur manuell verwaltet und mussten dementsprechend jeweils manuell im ERP-System verarbeitet werden. Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts sind diese nun komplett digital verfügbar, werden automatisch direkt vom Webshop ins Proffix übertragen und können vom System selbst verarbeitet werden.
Ein weiterer Teil war die Einführung von PowerBI für Aussendienstmitarbeiter:innen. Mithilfe von Dashboards und einfachen Statistiken können sich die Leute im Aussendienst nun auch von unterwegs besser informieren und beispielsweise letzte Bestellungen eines Kunden direkt von unterwegs abrufen.
All diese kleineren oder grösseren Puzzle-Stücke bringen die Firma Rast Kaffee AG in ihrem Digitalisierungsvorhaben einen grossen Schritt weiter und haben die Effizienz der Mitarbeiter:innen massgeblich erhöht und Fehlerquellen stark reduziert.
Demnach war es für Rast schon vor knapp 5 Jahren essenziell, welchen IT-Dienstleister für alle diese Vorhaben ausgewählt wurde. Es musste eine IT-Firma sein, die in der Lage war (hinsichtlich genügend personeller Ressourcen und spezifischem Fachwissen), mit verhältnismässig kleinen Anpassungen am bestehenden ERP-System und einigen zusätzlichen Lösungen, welche nahtlos in die ERP-Umgebung eingebettet sind, auf die spezifischen Bedürfnisse von Rast einzugehen und so lückenlose, digitale Prozesse zu etablieren.
Mit Watosoft hat Rast genau diesen IT-Partner gefunden.
Die Lösungen von Watosoft rund um Proffix ermöglichen es Rast, beinahe papierlos zu arbeiten.
Mit den neu eingeführten Prozessen entfallen viele manuelle Zwischenschritte und die Fehleranfälligkeit wird minimiert.
Die Firma Rast konnte ihre individuellen Wünsche frühzeitig platzieren, sodass Watosoft in der Lage war, einen ganzheitlichen Prozess zu erarbeiten, welcher den Anforderungen gerecht wurde.
Die enge Verzahnung zwischen den einzelnen Prozessschritten erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation enorm.
